Nu is elke organisatie uniek en straalt een eigen sfeer van gastvrijheid, service en dienstverlening uit. Om de gewenste sfeer en uitstraling te bereiken die bij jouw praktijk/organisatie past, kunnen verschillende stappen doorlopen worden. Bekijk onderstaand voor de beeldvorming enkele mogelijkheden:

1. Een intake, een eerste geheel vrijblijvende kennismaking waarin informatie wordt verzameld.
2. Indien wenselijk een zgn. nulmeting. Een inventarisatie van de huidige situatie waarbij de resultaten worden meegenomen als uitgangspunt voor verder onderzoek. De nulmeting is meestal de eerste stap in het verbeter c.q. veranderproces en brengt de huidige situatie in kaart.
3. Monitoren van reviews. Het reageren op kritische, maar zeker ook op positieve reviews binnen een gestelde termijn inclusief terugkoppeling.
4. Borgen van het proces. Ervoor zorgen dat de succesvolle verbeteringen behouden blijven, gedeeld worden en helpen om te blijven leren. Hierbij speelt het procesmanagement een belangrijke rol.
5. Gastvrije coaching (niet tegenover elkaar maar naast elkaar) aan de frontdesk. Dienst- en servicegericht kijken naar de houding- reflecteren- inlevingsvermogen- stem intonatie- Luisteren/ Samenvatten/ Doorvragen (LSD), flexibele instelling kortom: de bezoeker staat centraal!
6. In- en uitstroom van cliënten/ patiënten. Waar komt de instroom vandaan en wat gebeurt er bij de uitstroom?
7. Optie: Eventuele inzet van een Mysterie guest. Wat ervaart jouw bezoeker bij de eerste indruk (kijk vanuit de cliënt i.p.v. kijken vanuit jezelf). Denk hierbij aan b.v.de uitstraling van je praktijk, de ontvangstbalie, de mensen die je te woord staan, de onderlinge sfeer.

Meerdere mogelijkheden zijn zéker te bespreken en indien mogelijk mee te nemen in het proces.